Exeo Lab S.R.L.

Sfida: Exeo Lab, specializzata nel campo degli investimenti, fundraising, internazionalizzazione e appalti pubblici, si trova a gestire un numero crescente di progetti sempre più complessi, portando così ad un aumento del personale e alla necessità di monitorare le risorse impiegate. La precedente gestione effettuata tramite fogli di lavoro Excel condivisi risultava insufficiente, comportava problemi di concorrenza e sovrascrittura di dati da parte di utenti diversi, comportava colli di bottiglia e rallentamenti nella rendicontazione dei progetti.

Soluzione: Extra Tag ha implementato un sistema di project management basato su vtenext per gestire tutte le fasi di progetto, dalla pianificazione, l’esecuzione e il monitoraggio. Attraverso i moduli Progetti, Work Package e Task è possibile strutturare le parti che compongono il progetto, pianificare le risorse impiegate (materiali e umane), assegnare le attività a gruppi o utenti singoli. Gli operatori hanno la possibilità di indicare le ore impiegate tramite un timesheet giornaliero o riepilogativo. Di conseguenza il sistema aggiorna le risorse impiegate, calcola i residui e segnala eventuali sforamenti di budget.Tramite report e grafici è possibile monitorare l’andamento dei progetti, effettuare rendicontazioni periodiche o finali, svolgere retrospettive al termine delle fasi o dei progetti. Inoltre sono stati digitalizzati i processi di approvazione di richieste alla direzione come assenze e trasferte, aggiornano in automatico le voci di budget assegnate ai progetti.

           
• Riduzione complessità: Le informazioni sono presenti in unico sistema, con pochi click è possibile sapere tutte le attività e le informazioni che riguardano un cliente o un’organizzazione.
           
• Miglioramento del monitoraggio: I dati sono aggiornati praticamente in tempo reale man mano che gli operatori svolgono il lavoro e aggiornano le informazioni sui progetti. In passato era possibile avere un quadro complessivo solo alla fine di una fase o dell’intero progetto, con il rischio di perdere informazioni.
           
• Ottimizzazione delle Risorse: La digitalizzazione ha liberato risorse umane che ora possono concentrarsi su attività a maggior valore aggiunto.

‍Testimonianza: "Grazie a Extra Tag, siamo riusciti a strutturare e organizzare la gestione della nostra attività, la cui complessità rischiava di farci perdere il controllo di alcuni aspetti fondamentali. Piattaforma con alte potenzialità e non la usiamo ancora al 100%. A breve sarà completamente a regime!” - Nicola Vita, Manager